Все помещения фирмы, в зависимости от назначения и характера совершаемых в них актов, действий или операций, разделяются на несколько зон доступности (безопасности), которые учитывают степень важности различных частей объекта с точки зрения возможного ущерба от криминальных угроз. Зоны безопасности располагаются последовательно, от забора на территории объекта до хранилища ценностей и информации, создавая цепь чередующихся препятствий, которые придется преодолевать злоумышленнику.



    Пропускные документы.

    На крупных предприятиях, как правило, устанавливается следующие виды пропускных документов, дающих право прохода сотрудников и посетителей на территорию фирмы, вноса (выноса), ввоза (вывоза) материальных ценностей:

- удостоверения
-постоянные, временные, разовые, материальные пропуска.

    На удостоверениях и пропусках проставляются печати, предусмотренные правилами режима, и цифровые знаки, определяющие зону доступности, период их действия, право проноса портфелей (кейсов, папок и др.). Период пребывания сотрудников на территории фирмы в рабочее и нерабочее время определяется руководством с проставлением цифрового знака на удостоверении или пропуске. Образцы удостоверений и пропусков разрабатываются службой безопасности и утверждаются руководством фирмы.
    Утвержденные образцы удостоверений личности, пропусков, оттисков цифровых знаков, печатей (штампов), проставляемых на удостоверениях и пропусках, списки с образцами подписей руководителей или уполномоченных лиц, имеющих право подписывать удостоверения и пропуска, передаются начальнику отдела режима и охраны под расписку.
    Полная замена удостоверений и постоянных пропусков производится, как правило, через 3-5 лет. Каждый год производится перерегистрация с проставлением соответствующей отметки.
    Для перерегистрации, замены или изменения пропускных документов ежегодно по состоянию на 1 января в службу безопасности направляются отделом кадров списки сотрудников с указанием должности, фамилии, имени, отчества и наименования документа с соответствующими пометками (круглосуточно, рабочее время с __ по__ , с портфелем, в какую зону и т.п.).
    Удостоверения и постоянные пропуска могут выдаваться лицам, не работающим на данной фирме, по отдельному утвержденному руководством списком с указанием учреждения, должности, фамилии, имени, отчества и сопроводительных помет. Эти документы должны постоянно храниться в бюро пропусков (или у уполномоченного лица) и выдаваться посетителю в момент его прибытия. После завершения работы эти лица сдают документы в бюро пропусков.

    Образцы бланков пропусков (Приложение 1) разрабатываться администрацией объекта (службой безопасности). По своему внешнему виду и содержанию пропуска должны отличаться друг от друга и обладать некоторыми степенями защиты. Все виды пропусков, за исключением материальных, оформляются и выдаются бюро пропусков (или иным подразделением) по письменным заявкам. Виды пропусков определяются в зависимости от специфики предприятия.
    Постоянные пропуска выдаются сотрудникам объекта, принятым на постоянную работу, а также работникам других организаций, постоянно обслуживающих объект. Постоянные пропуска могут делиться на группы, их количество и назначение определяется инструкцией о контрольно-пропускном режиме. Постоянные пропуска могут храниться как на руках у сотрудников объекта, так и в кабинах на КПП. Постоянные пропуска лиц, убывающих с объекта на длительное время (отпуск, болезнь, командировка и т.п.), сдаются на хранение в бюро пропусков (отдел кадров), а при хранении таких пропусков в кабине КПП на ячейке (где хранится пропуск) делается соответствующая отметка. Пропуска уволенных с работы уничтожаются в установленном порядке.
    Временные пропуска выдаются лицам, работающим по контракту, находящимся на временной работе, прикомандированным к предприятию, и хранятся, как правило, на КПП. Срок действия и порядок оформления временных пропусков определяется инструкцией о контрольно-пропускном режиме. Временные пропуска могут быть с фотографией и без фотографии. Временные пропуска без фотографии действительны только при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
    Разовые пропуска. Данный пропуск дает право пройти в сопровождении сотрудника организации в служебные помещения организации. Сопровождение обязан организовать начальник отдела(подразделения), в которое прибыл посетитель. Сотрудник, назначенный для сопровождения, прибывает в бюро пропусков и получает пропуск для сопровождения. После завершения работы посетитель сопровождается сотрудником на выход.
    Выдаются на одно лицо и только для разового посещения предприятия и его подразделений. Пропуск оформляется и действителен при наличии документа, удостоверяющего личность. Разовые пропуска должны периодически меняться по цвету бланков и другим признакам.
    Разовый пропуск, выданный водителю транспортного средства, может служить одновременно и разовым пропуском для транспорта.
    Разовый пропуск действителен для входа на территорию объекта или его подразделения в течение определенного времени.
    Контроль за посетившими предприятие по разовому пропуску осуществляется с помощью отметки на оборотной стороне пропуска, где указывается время посещения, заверенное подписью лица, принявшего посетителя.
    Разовый пропуск изымается на КПП контролером при выходе посетителя с объекта и сдается в бюро пропусков. О лицах, не вышедших с объекта по истечении срока действия пропуска, контролер докладывает начальнику караула (дежурному по КПП) для принятия мер по выяснению причин задержки. Фамилии лиц, посетивших объект по разовому пропуску, могут записываться в специальную книгу учета.
    Материальные пропуска для вывоза (выноса) товарно-материальных ценностей выдаются администрацией предприятия. Срок действия пропуска определяется инструкцией о контрольно-пропускном режиме. Материальные пропуска должны изыматься на КПП и сдаваться в бюро пропусков.

    Учет пропускных документов.

    Учет бланков удостоверений и пропусков, их оформление и выдача осуществляется бюро пропусков, в соответствующих учетно-контрольных документах.
    По окончании рабочего дня сотрудники бюро пропусков получают от охраны выданные ими разовые пропуска с контрольными талонами к ним и материальные пропуска под расписку в журнале учета разовых и материальных пропусков.
    Контроль, сличение и подклеивание пропусков к их корешкам производится ежедневно сотрудниками бюро пропусков, выдавшими их в этот же день.
    Книжки использованных разовых и материальных пропусков с подклеенными отрывными талонами, а также заявки на них хранятся в течение трех месяцев, после чего они подлежат уничтожению соответствующим порядком.
    Использованные постоянные и временные пропуска уничтожаются по мере необходимости, но не реже одного раза в год.
    Для учета документов по пропускному режиму ведутся следующие дела, книги и журналы учета:

- дело с приказами и распоряжениями по пропускному режиму;
- дело с заявками структурных подразделений на удостоверения, постоянные и временные пропуска;
- дело с инструкциями по пропускному режиму и образцами подписей на материальные пропуска;
- дело с актами на уничтожение пропускных документов;
- дело переписки по пропускному режиму;
- книга учета ежедневного расхода бланков разовых пропусков;
- книга учета выдачи удостоверений, постоянных и временных пропусков.

    Кроме того, бюро пропусков ведет книгу учета посетителей по разовым пропускам.

    Печати и штампы.

    Для оформления всех видов пропускных документов бюро пропусков должно иметь следующие печати и штампы:

- круглая (диаметр 25 мм) или треугольная каучуковая печать для разовых и материальных пропусков;
- круглая рельефная металлическая или каучуковая печать для удостоверений и постоянных пропусков (диаметр 20 мм);
- штампы цифровых знаков;
- штампы "ПОГАШЕН", "ОБРАЗЕЦ", "ВРЕМЕННЫЙ". В журнале учета печатей и штампов фирмы против оттиска каждого штампа или печати делается описание его содержания и назначения. При замене печатей и штампов на новые старые уничтожаются (оформление актом), а в журнале делается соответствующая запись. На новые заводятся новые графы.

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Бюро пропусков является структурной единицей сектора режима, непосредственно подчиняющейся его начальнику.
    1.2. В своей деятельности бюро пропусков руководствуется требованиями инструкции по режиму и охране в части режима.
    1.3. Настоящее "Положение..." определяет порядок оформления пропусков, их статус и порядок допуска в организацию сотрудников и посетителей.
    1.4. Все сотрудники и посетители проходят в организацию по пропускам, установленного образца или по спискам, подписанным руководством организации.
    1.5. Ответственность за правильное хранение и своевременное оформление пропусков и списков для прохода в организацию сотрудников и посетителей, организацию сопровождения посетителей несут: сотрудники службы безопасности, а так же те кто пригласил посетителей.

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

    2.1. Организация и обеспечение контрольно-пропускного режима.
    2.2. Обеспечение сотрудников и клиентов необходимыми пропускными документами.
    2.3. Анализ состояния и совершенствования контрольно-пропускного режима.
    2.4. Участие в разработке перспективных мероприятий по усилению контрольно-пропускных функций.
    2.5. В части обеспечения контрольно-пропускного режима функциями бюро пропусков является строгое выполнение требований инструкции по режиму и охране в части режима пропуска на территорию фирмы (входа, выхода; вноса, выноса материальных ценностей).

3. СТРУКТУРА

    3.1.В составе бюро пропусков выделяются следующие штатные должности:
        - начальник бюро пропусков - старший инспектор по режиму;
        - помощник начальника бюро пропусков - инспектор по режиму;
        - дежурный бюро пропусков.

4. ПРАВА НАЧАЛЬНИКА БЮРО ПРОПУСКОВ

    4.1. Требовать от сотрудников и клиентов строгого соблюдения установленного контрольно-пропускного режима.
    4.2. Проверять правильность хранения и использования пропускных документов.
    4.3.Возбуждать ходатайства перед руководством о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, допускающих нарушения контрольно-пропускного режима.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    5.1. Всю полноту ответственности за обеспечение качественного контрольно-пропускного режима несет начальник бюро пропусков.

6. ПРОПУСКА СОТРУДНИКОВ.

    6.1 Сотрудникам организации, в зависимости от производственной необходимости, оформляются постоянные или временные пропуска на основании заявки отдела кадров.
    6.2.При увольнении сотрудник сдает свой пропуск сотруднику службы безопасности, занимающемуся оформлением пропусков (далее бюро пропусков), о чем делается запись в специальном журнале.
    6.3. Бюро пропусков сообщает оперативному дежурному фамилии уволенных сотрудников в день сдачи ими своих пропусков.
7. ПРОПУСКА ПОСЕТИТЕЛЕЙ.

    7.1. Посетителям, оформляются пропуска при предъявлении паспорта или удостоверения личности в бюро пропусков.
    7.2 Посетителям, прибывшим в организацию, оформляются разовые пропуска белого цвета. Разовые пропуска заранее заказываются секретарями и сотрудниками и подписываются руководителями организации.
для работы после окончания рабочего дня, то пропуск сдается на пост охраны.
    7.3 Посетители могут допускаться в организацию по спискам, утвержденным руководителем организации или сотрудниками которые имеют право на создание и подпись этих списков. В списке указываются фамилии, имя, отчество посетителя, номер комнаты, в которой он будет работать и кто его сопровождает. После подписания списки передаются оперативному дежурному.

Начальник службы
безопасности________________________________ФИО

Согласовано:
Заместитель
генерального директора_______________________ФИО

Начальник Управления
по работе с персоналом_______________________ФИО

Примечания:
1. Фотокарточка скрепляется рельефной металлической или каучуковой печатью.
2. Пропуска, выписываемые для представителей других организаций, должны отличаться от пропусков для сотрудников фирмы цветом.




Примечания
1. Пропуск может быть продлен до 3 месяцев.
2. Размер пропуска 6х20 см
3. В первой клетке указывается - отметка о праве прохода по всему пункту пропуска, во второй - место, куда разрешен вход, в третьей - время допуска в пункт пропуска (круглые сутки, до определенного часа), в четвертой - личная подпись владельца пропуска.




Примечания:
1. Фотокарточка скрепляется рельефной металлической или каучуковой печатью.
2. Пропуска, выписываемые для представителей других организаций, должны отличаться от пропусков для сотрудников фирмы цветом.




    1.ФИО, должность
    2.ФИО, должность
    3.ФИО, должность
    4.ФИО, должность
    5.ФИО, должность