Организация конфиденциального делопроизводства

Составные части делопроизводства:

• бумажное делопроизводство;

• электронное делопроизводство;

• системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства.

При ведении конфиденциального делопроизводства необходимо соблюдать следующие правила:

• присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;

• обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;

• контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;

• организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;

• гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;

• создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;

• уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожении бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов. При большом количестве документов возможно их сжигание;

• запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;

• к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;

• хранение конфиденциальных документов только в сейфах;

• в делах или в архивах конфиденциальные документы должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;

• включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;

• рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;

• система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;

• организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;

• отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;

• контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию;

• организация периодической проверки делопроизводства.

Порядок создания бумажного делопроизводства

1 этап – создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.

2 этап – закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование помещений и т.д.).

3 этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

4 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

5 этап - создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.

6 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства

1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.

2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.

5 этап – определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

7 этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

8 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

10 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

Составные части бумажного делопроизводства:

Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:

• бухгалтерия;

• учредительные документы;

• судебно-процессуальные документы;

• договорные документы и т.д.

Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:

Внешнее делопроизводство:

• доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

• отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

Внутреннее делопроизводство:

• хранение документов:

• хранение документов у сотрудников;

• хранение документов в Секретариате.

• создание документов у исполнителя;

• издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);

• регистрация документа в Секретариате;

• движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;

• размножение документов (снятие копий);

• контроль за исполнением документов;

• создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;

• уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:

• Устав организации;

• “Коллективный договор”;

• правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;

• трудовой договор;

• заключаемые договора.

Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации. Примерный план инструкции:

• общие положения;

• определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;

• организация работы с конфиденциальными документами;

• порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;

• порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;

• контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;

• обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.

Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:

• общие положения;

• правила составления и оформления документов;

• составление и оформление основных видов документов;

• организация документооборота:

• порядок движения и обработки входящих документов;

• порядок движения и обработки исходящих документов;

• порядок движения и обработки внутренних документов;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• систематизация документов;

• разработка номенклатуры дел;

• формирование дел;

• подготовка документов к архивному хранению;

• экспертиза ценности документов;

• описание документов постоянного и временного сроков хранения;

• обеспечение сохранности дел;

• передача дел в архив;

• приложения:

  • примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

  • перечень документов, на которых ставится печать;

  • перечень документов, подлежащих утверждению;

  • перечень документов, подлежащих согласованию;

  • форма регистрационно–контрольной карточки;

  • перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

  • акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

  • внутренняя опись документов дела;

  • опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:

• порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;

• порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;

• порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;

• порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);

• порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;

• порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;

• порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).

Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

Корпоративное конфиденциальное электронное делопроизводство должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:

• системы электронного конфиденциального документооборота;

• системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;

• системы электронного конфиденциального информационного хранилища;

• системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.

Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:

• возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;

• возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;

• возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;

• возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью:

• электронной почты;

• корпоративной компьютерной сети;

• устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).

• работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).

• создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:

• дата создания, получения, исполнения;

• регистрационный номер;

• фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;

• права доступа;

• степень конфиденциальности;

• количество листов и т.д.

• разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.

• получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.

• работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).

• контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.

• осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.

• поиска электронных документов по:

  • реквизитам;

  • ключевым словам;

  • содержанию;

  • дате создания;

  • контрольным срокам;

  • исполнителю и т.д.

• анализа электронных документов по:

  • тематике;

  • проблематике;

  • исполнителям;

  • резолюциям;

  • дате создания и т.д.

• дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.

• разделение конфиденциального и открытого электронного делопроизводства.

Система конфиденциального электронного информационного хранилища должна предусматривать возможность:

• систематизирования поступающих в хранилище документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;

• гарантированно сохранять документы в массивах хранилища, освободив от этой функции сотрудников;

• отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать и обеспечивать их возврат (физические документы) и уничтожение выданных электронных копий;

• обеспечивать эффективный поиск нужных документов в хранилище по идентификационным признакам;

• организовать малозатратную технологию выдачи документов сотрудникам и возврат документов в хранилище;

• уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя за счет оперативного их получения из хранилища;

• упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить временные затраты на их подборку и анализ за счет дружественного интерфейса в интерактивном режиме;

• обеспечить режим безопасности документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.

Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:

• блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;

• блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;

• блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;

• блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:

1 рубеж – системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);

2 рубеж – системы защиты информации, встроенные в саму систему электронного делопроизводства;

3 рубеж – системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователя

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать:

• криптографическую защиту компьютерной информации на магнитных носителях (жестких дисках, дискетах, Zip, CD-ROM и т.д.), в том числе создание защищенных «цифровых сейфов» пользователей на сервере;

• защиту информации (в том числе криптографическими методами) при пересылки по корпоративной компьютерной сети;

• защиту информации (в том числе криптографическими методами) при передаче по электронной почте;

• защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;

• защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);

• мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:

  • контроль и защиту электронного документа от просмотра;

  • контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;

  • контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;

  • разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности

  • контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;

  • защиту от вредоносных программ (вирусов);

  • парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей.

Системы сопряжения электронного и бумажного делопроизводства состоят из:

• системы перевода бумажного документа в электронный документ;

• системы перевода электронного документа в бумажный документ;

• системы электронного контроля за бумажным документооборотом;

• системы параллельного хождения одного и того же документа в электронном и бумажном виде.

Представляется целесообразным хождение документа внутри организации осуществлять в электронном виде. Полученные в бумажном виде документы извне сканируются и дальнейшая работа с ними происходит в электронном виде. Полученные извне электронные документы обрабатываются в организации в электронном виде. Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их отправка производятся обычными способами. При необходимости возможна отправка документа и в электронном виде.

http://www.bcetyt.ru/computers/security/www.security.strongdisk.ru/