Документы, содержащие
сведения, составляющие коммерческую тайну, подлежат
обязательной регистрации в канцелярии службы безопасности или
в общем делопроизводстве подразделения уполномоченным службы
безопасности. Они должны иметь реквизиты, предусмотренные
положением, и гриф "КТ" (или полностью "Коммерческая тайна").
На документах, передаваемых иностранцам, гриф "КТ" не
проставляется. Полученные от иностранцев документы маркируются
грифом "КТ" графитным карандашом.
В тексте документа и его
реквизитах дополнительно могут оговариваться права на
информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на
публикацию и другие.
Отсутствие грифа "КТ" и
предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает
свободную рассылку и предполагает, что автор информации и
должностное лицо, санкционирующее (подписавшее, утверждавшее
документ) ее распространение, предусмотрели все возможные
последствия свободной рассылки и несут за это всю полноту
ответственности.
Вся поступающая
корреспонденция с грифом "КТ" или другими грифами принимается
и вскрывается сотрудниками канцелярии, которым поручена работа
с этими материалами. При этом проверяется количество листов и
экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в
сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия в
конвертах (пакетах) документов "КТ" или приложений к ним
составляется акт в двух экземплярах, один из которых
отправляется отправителю.
Регистрации подлежат все
входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с
грифом "КТ". Такие документы учитываются по количеству листов,
а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно.
Учет документов и изданий с
грифом "КТ" ведется в журналах (форма 1) или на карточках
(форма 2) отдельно от учета другой несекретной документации.
Листы журналов нумеруются,
прошиваются и опечатываются. Издания, которые не подшиваются в
дела, учитываются в журнале инвентарного учета (форма 5).
Движение документов и
изданий с грифом "КТ" должно своевременно отражаться в
журналах или на карточках.
На каждом зарегистрированном
документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с
грифом "КТ" проставляется штамп, в котором указываются
наименование, регистрационный номер документа и дата его
поступления.
Тираж издания с грифом "КТ",
полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим
номером в журнале учета и распределения изданий (форма 3).
Дополнительно размноженные
экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого
документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом
документе (издании) и в учетных формах. Нумерация
дополнительно размноженных экземпляров производится от
последнего номера ранее учтенных экземпляров.
Печатание материалов с
грифом "КТ" производится в бюро оформления технической
документации или в структурных подразделениях под
ответственность их руководителей.
Отпечатанные и подписанные
документы с грифом "КТ" вместе с их черновиками и вариантами
передаются для регистрации сотруднику канцелярии,
осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются
этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на
копии исходящего документа: "Черновик (и варианты)
уничтожены". Дата. Подпись.
Размножение документов и
изданий с грифом "КТ" в типографиях и на других множительных
аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под
контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем
подразделения и утвержденным заместителем директора по
направлению. Учет размноженных документов и изданий
осуществляется поэкземплярно в специальном журнале.
Рассылка документов и
изданий с грифом "КТ" осуществляется на основании подписанных
руководителем структурного подразделения списков с указанием
учетных номеров отправляемых экземпляров.
Документы с грифом "КТ"
после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их
группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного
делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке
включаются все справочные картотеки и журналы на документы и
издания с грифом "КТ".
При пользовании открытой
радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф
"КТ". Такие сведения могут передаваться только по закрытым
техническим средствам связи или по открытой телетайпной связью
с проставлением на документах и телеграммах соответствующего
штампа.
При пользовании проводной
связью запрещается указывать должности адресатов и
отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса
и фамилии отправителей и получателей.
Снятие копий (рукописных,
машинописных, микро- и фотокопии, электрографических и др.), а
также производство выписок из документов и изданий с грифом
"КТ" сотрудниками производится по разрешению руководителей
подразделений.
Снятие копий для сторонних
организаций с документов и издании с грифом "КТ" производится
на основании письменных запросов по разрешению руководителей
подразделений, подготовивших эти документы и издания.
Аналогичные отметки вносятся
в описи и номенклатуры дел.
Порядок работы на ЭВМ при
обработке информации с грифом "КТ" осуществляется в
соответствии с требованиями инструкции о порядке работы на
ПЭВМ при обработке несекретной информации