"Безопасность для всех"

Главная  Словари  Каталог   О проекте   Карта сайта   Контакты    Старая версия сайта

       
Поиск   
Главное меню

AdSense

Реклама mainlink


24.2.08 22:12 | Организация конфиденциального делопроизводства
Раздел: Организационные вопросы ЗИ | Автор: admin | Рейтинг: 0.00 (0) Оценить | Хитов 11052

Организация конфиденциального делопроизводства

Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации.



Составные части делопроизводства:

  • бумажное делопроизводство;

  • электронное делопроизводство;

  • системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства.

При ведении конфиденциального делопроизводства необходимо соблюдать следующие правила:

  • присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;

  • обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;

  • контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;

  • организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;

  • гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;

  • создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;

  • уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожении бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов. При большом количестве документов возможно их сжигание;

  • запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;

  • к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;

  • хранение конфиденциальных документов только в сейфах;

  • в делах или в архивах конфиденциальные документы должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;

  • включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;

  • рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;

  • система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;

  • организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;

  • отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;

  • контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию;

  • организация периодической проверки делопроизводства.

Порядок создания бумажного делопроизводства

1 этап – создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.

2 этап – закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование помещений и т.д.).

3 этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

4 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

5 этап - создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.

6 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства

1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.

2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.

5 этап – определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

7 этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

8 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

10 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

Составные части бумажного делопроизводства:

Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:

  • бухгалтерия;

  • учредительные документы;

  • судебно-процессуальные документы;

  • договорные документы и т.д.

Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:

Внешнее делопроизводство:

  • доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

  • отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

Внутреннее делопроизводство:

  • хранение документов:

  • хранение документов у сотрудников;

  • хранение документов в Секретариате.

  • создание документов у исполнителя;

  • издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);

  • регистрация документа в Секретариате;

  • движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;

  • размножение документов (снятие копий);

  • контроль за исполнением документов;

  • создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;

  • уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:

  • Устав организации;

  • “Коллективный договор”;

  • правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;

  • трудовой договор;

  • заключаемые договора.

Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации. Примерный план инструкции:

  • общие положения;

  • определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;

  • организация работы с конфиденциальными документами;

  • порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;

  • порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;

  • контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;

  • обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.

Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:

  • общие положения;

  • правила составления и оформления документов;

  • составление и оформление основных видов документов;

  • организация документооборота:

  • порядок движения и обработки входящих документов;

  • порядок движения и обработки исходящих документов;

  • порядок движения и обработки внутренних документов;

  • регистрация документов;

  • контроль исполнения документов;

  • систематизация документов;

  • разработка номенклатуры дел;

  • формирование дел;

  • подготовка документов к архивному хранению;

  • экспертиза ценности документов;

  • описание документов постоянного и временного сроков хранения;

  • обеспечение сохранности дел;

  • передача дел в архив;

  • приложения:

    • примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

    • перечень документов, на которых ставится печать;

    • перечень документов, подлежащих утверждению;

    • перечень документов, подлежащих согласованию;

    • форма регистрационно–контрольной карточки;

    • перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

    • акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

    • внутренняя опись документов дела;

    • опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:

  • порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;

  • порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;

  • порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;

  • порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);

  • порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;

  • порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;

  • порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).

Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

Корпоративное конфиденциальное электронное делопроизводство должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:

  • системы электронного конфиденциального документооборота;

  • системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;

  • системы электронного конфиденциального информационного хранилища;

  • системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.

Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:

  • возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;

  • возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;

  • возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;

  • возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью:

  • электронной почты;

  • корпоративной компьютерной сети;

  • устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).

  • работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).

  • создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:

  • дата создания, получения, исполнения;

  • регистрационный номер;

  • фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;

  • права доступа;

  • степень конфиденциальности;

  • количество листов и т.д.

  • разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.

  • получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.

  • работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).

  • контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.

  • осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.

  • поиска электронных документов по:

    • реквизитам;

    • ключевым словам;

    • содержанию;

    • дате создания;

    • контрольным срокам;

    • исполнителю и т.д.

  • анализа электронных документов по:

    • тематике;

    • проблематике;

    • исполнителям;

    • резолюциям;

    • дате создания и т.д.

  • дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.

  • разделение конфиденциального и открытого электронного делопроизводства.

Система конфиденциального электронного информационного хранилища должна предусматривать возможность:

  • систематизирования поступающих в хранилище документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;

  • гарантированно сохранять документы в массивах хранилища, освободив от этой функции сотрудников;

  • отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать и обеспечивать их возврат (физические документы) и уничтожение выданных электронных копий;

  • обеспечивать эффективный поиск нужных документов в хранилище по идентификационным признакам;

  • организовать малозатратную технологию выдачи документов сотрудникам и возврат документов в хранилище;

  • уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя за счет оперативного их получения из хранилища;

  • упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить временные затраты на их подборку и анализ за счет дружественного интерфейса в интерактивном режиме;

  • обеспечить режим безопасности документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.

Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:

  • блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;

  • блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;

  • блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;

  • блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:

1 рубеж – системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);

2 рубеж – системы защиты информации, встроенные в саму систему электронного делопроизводства;

3 рубеж – системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователя

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать:

  • криптографическую защиту компьютерной информации на магнитных носителях (жестких дисках, дискетах, Zip, CD-ROM и т.д.), в том числе создание защищенных «цифровых сейфов» пользователей на сервере;

  • защиту информации (в том числе криптографическими методами) при пересылки по корпоративной компьютерной сети;

  • защиту информации (в том числе криптографическими методами) при передаче по электронной почте;

  • защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;

  • защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);

  • мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:

    • контроль и защиту электронного документа от просмотра;

    • контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;

    • контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;

    • разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности

    • контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;

    • защиту от вредоносных программ (вирусов);

    • парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей.

Системы сопряжения электронного и бумажного делопроизводства состоят из:

  • системы перевода бумажного документа в электронный документ;

  • системы перевода электронного документа в бумажный документ;

  • системы электронного контроля за бумажным документооборотом;

  • системы параллельного хождения одного и того же документа в электронном и бумажном виде.

Представляется целесообразным хождение документа внутри организации осуществлять в электронном виде. Полученные в бумажном виде документы извне сканируются и дальнейшая работа с ними происходит в электронном виде. Полученные извне электронные документы обрабатываются в организации в электронном виде. Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их отправка производятся обычными способами. При необходимости возможна отправка документа и в электронном виде.


http://www.bcetyt.ru/computers/security/www.security.strongdisk.ru/

Панкратьев Вячеслав Вячеславович
 

Родственные ссылки
» Другие статьи раздела Организационные вопросы ЗИ
» Эта статья от пользователя admin

5 cамых читаемых статей из раздела Организационные вопросы ЗИ:
» Разработка системы защиты конфиденциальной информации
» ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ
» Специальной документооборот на предприятии и защита информации на электронных носителях
» Организация конфиденциального делопроизводства
» Проблема утечки информации при ротации кадров

5 последних статей раздела Организационные вопросы ЗИ:
» 5 действий, которые нужно предпринять, чтобы соответствовать правилам GDPR
» Причина большинства утечек информации – сбои системы и человеческий фактор
» Проблема утечки информации при ротации кадров
» «Грабли», на которые мы наступаем
» Жилищный кодекс и персональные данные.

¤ Перевести статью в страницу для печати
¤ Послать эту cтатью другу

MyArticles 0.6 Alpha 9 for RUNCMS: by RunCms.ru

Социальные сети

PR-CY.ru Rambler's Top100
Яндекс.Метрика

RunCms Copyright © 2002 - 2018
- Free Opensource CMS System - 
- Click here to visit our mainsite! -
Design By Farsus
Hosted by ARAX COMMINICATIONS
Право, Нотариат
Пейнтбол в Молдове
- Генерация страницы: 0.04882 секунд -